3 pasos para armar una Lista de Tareas efectiva

¿Con frecuencia te sientes abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer? ¿Cómo te enfrentas al constante bombardeo de los plazos que se avecinan? ¿O hay veces se te olvida hacer algo importante, y las personas te dicen que termines tu trabajo?

Todos estos son síntomas de una deficiencia de "Lista de Tareas". Las Listas de Tareas pendientes son listas priorizadas de todas las tareas que debes llevar a cabo. Una lista de todo lo que tiene que hacer, con las tareas más importantes en la parte superior de la lista, y las tareas menos importantes en la parte inferior.

Si bien esto parece una cosa fácil de hacer, es un proceso progresivo, a medida que empiezas a usar tu lista de tareas adecuadamente comienzas a notar tu avance en la gestión del tiempo y la productividad personal.

Al crear una lista de tareas pendientes, te aseguras de que todas tus tareas se encuentran en un solo lugar. Esto es esencial si no quieres olvidar las cosas. Al priorizar el trabajo, planificas el orden en que se va a hacer las cosas, para que puedas saber lo que necesita tu atención inmediata, y lo que puedes dejar tranquilo hasta mucho más tarde. Esto es vital si quieres vencer la sobrecarga de trabajo. Sin listas de tareas, todo parece confuso, fuera de foco y poco fiable, incluso para las personas que te rodean. Con las Listas de Tareas, estarás mejor organizado, y más confiado. ¡Esto es muy importante!

Cómo preparar una Lista de Tareas pendientes

1- Para comenzar a preparar su lista de tareas pendientes, descargue nuestra plantilla de Lista de Tareas aquí http://goo.gl/Vu8lWw

2- Lo primero es anotar todas las tareas que necesitas completar, en caso de que sean complejas, descomponerlas en sus distintos elementos o componentes. Si éstos todavía parecen grandes, descomponerlas de nuevo. Has esto hasta que hayas enumerado todo lo que tienes que hacer, y hasta que cada tarea pueda ser llevada a cabo en no más de 1-2 horas. Esto puede ser una lista enorme e intimidante, pero nuestro siguiente paso hace que sea manejable.

3- A continuación, distribuya prioridades desde el 5 (muy importante, o muy urgentes) a 0 (sin importancia, o no del todo urgente). Si existen demasiadas tareas que tienen una alta prioridad, repase esta lista de nuevo y sea más detallista, distribuyendo el nivel de las menos importantes. Una vez que haya hecho esto, vuelva a escribir la lista en orden de prioridad.

Frente a ti tendrás un plan preciso para eliminar los problemas. Serás capaz de encarar a estos en orden de importancia o urgencia, permitiendo separar las tareas importantes de aquellas triviales que consumen mucho tiempo.

Una vez que te sientas cómodo con el uso de listas de tareas, el siguiente paso es empezar a diferenciar entre la urgencia y la importancia. Ya lo veremos más adelante.

Puede ser incapaz de completar algunas tareas de muy baja prioridad durante varios meses. Sólo debes preocuparte por ello si es necesario, en caso de que exista una fecha límite para ellas, eleva su prioridad en tu lista.

Si no has utilizado listas de tareas antes, pruébalas ahora: su uso es una de las cosas más importantes que puedes hacer para llegar a ser realmente productivo y eficiente.