Cómo gestionar las tareas con la Matriz Importante/Urgente

Todos hemos vivido algo así: el proyecto tiene que ser presentado para mañana y tenemos listo solo tres cuartas partes. Estamos ansiosos, no podemos concentrarnos, todo nos distrae, y luego, finalmente, explotamos. Los estresores de tiempo son la fuente de presión y estrés más importante en el lugar de trabajo y se genera al mezclar muchas tareas con muy poco tiempo.

Cada vez es más común este tipo de estrés y actualmente es absolutamente necesario una gestión eficaz del tiempo. Es probable que estés utilizando un planificador diario o una lista de tareas para administrar tu tiempo. Estas herramientas son muy útiles, sin embargo, no contempla el elemento más esencial de una correcta gestión del tiempo: distinguir entre lo importante y lo urgente.

Una buena gestión del tiempo implica efectividad, así como eficiencia. Administrar el tiempo de manera efectiva, y alcanzar las cosas que desea lograr, significa invertir tu tiempo en cosas que son importantes y no solo urgentes. Para ello, y para minimizar el estrés de tener demasiados plazos de entrega ajustados, es necesario comprender esta distinción:

Actividad importante: su resultado favorable conduce a la consecución de tus objetivos.

Actividad urgente: exigen atención inmediata, y a menudo está asociada con el logro de objetivos de otra persona.

Habitualmente nos concentramos en las actividades urgentes. Exigen atención debido a que inferimos las consecuencias de no realizarlas inmediatamente.

La Matriz Importante - Urgente: una herramienta de alto impacto

La idea de la medición y la combinación de estos dos elementos compitiendo en una matriz ha sido atribuida al ex presidente estadounidense Eisenhower y el Dr. Stephen Covey.

Decía Eisenhower, "Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante". El llamado "Principio de Eisenhower", ya que se dice que es la forma Eisenhower organizó sus tareas, resume el concepto de la matriz a la perfección.

Covey trajo la idea principal y le dio el nombre de "La Matriz Importante - Urgente" en su clásico libro en 1994, "Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz".

Cómo utilizar la herramienta:

La Matriz Importante - Urgente es una poderosa manera de pensar acerca de las prioridades. Su uso ayuda a superar la tendencia natural a centrarse en las actividades urgentes, para que puedas invertir tu tiempo en lo realmente importante. Esta es la forma en que cambias tu tendencia de "apaga incendios", a una posición en la que puedes hacer crecer tu negocio y tu carrera.

Así es como funciona:

La matriz se puede trazar como se muestra en la siguiente figura, con las dimensiones de importancia y urgencia.

Los siguientes pasos te ayudarán a usar la matriz para dar prioridad a tus actividades:

1- El primer paso es hacer una lista de todas las actividades y proyectos que sientes que tienes que hacer. Trata de incluir todo lo que ocupa tu tiempo en el trabajo, por poco importante que parezca.

2- A continuación, asigna importancia a cada una de las actividades (puedes hacer esto utilizando una escala del 1 al 5). Trata de no preocuparte por la urgencia en esta etapa, ya que esto busca llegar a la verdadera importancia. Recuerda que el grado de importancia se valora pensando si el resultado favorable de dicha actividad conduce a la consecución de tus objetivos personales.

3- Una vez que hayas asignado la importancia a cada actividad, evaluar la urgencia de cada actividad. Al hacer esto, puede trazar los elementos en la matriz de acuerdo con la importancia asignada y urgencia.

4- Ahora llega el momento de estudiar la matriz utilizando las estrategias que se describen a continuación para programar tus prioridades.

Realizamos una plantilla donde automáticamente podrás conocer que hacer con la tarea planteada de acuerdo al nivel de importancia y urgencia que le brindes. Puedes descargarla aquí.

Estrategias para los diferentes cuadrantes de la matriz

Urgente e importante

Hay dos tipos distintos de actividades urgentes e importantes:

Aquellas que no se podías prever
Actividades que has dejado para el último minuto.

Solo puedes mejorar la segunda, a través de la planificación sistemática del futuro y evitando la dilación.

Ciertos temas y crisis inesperadas, por otra parte, no siempre se pueden prever o evitar. En estos casos, el mejor enfoque consiste en dejar algo de tiempo en tu agenda para manejar problemas inesperados y actividades importantes no planificadas. Y si surge una crisis importante, alguna otra actividad tendrá que ser reprogramada.

Si esto sucede, identificar cuál de las actividades importantes y urgentes se pudieron prever, y reflexiona cómo se podrían programar actividades similares antes de tiempo, para que no sean urgentes.

Urgente y no importante

Las actividades urgentes, pero no importantes, son aquellas que te impiden alcanzar tus objetivos y dificultan completar tu trabajo. Preguntarse si estas tareas pueden ser reprogramadas o si alguien más podría hacerlas.

Una fuente común de estas interrupciones proviene de otras personas en tu oficina. A veces es más apropiado decir "No" a la gente, o animarles a resolver el problema por sí mismos. Alternativamente, puedes asignar el tiempo a estas actividades cuando tengas amplia disponibilidad, explicándole al personal a interrumpirte en determinados momentos. Al hacer esto, serás capaz de concentrarte en tus actividades importantes durante períodos más largos de tiempo.

No es urgente, pero importante

Estas son las actividades que te ayudan a alcanzar tus objetivos personales y profesionales, y te permiten crecer a nivel laboral contribuyendo a completar tu trabajo. Asegúrate de tener un montón de tiempo para hacer estas cosas correctamente, de manera que no se conviertan en urgentes. Y recuerda dejar suficiente tiempo en tu agenda para hacer frente a los problemas imprevistos. Esto maximizará tus posibilidades de mantener el calendario previsto, y ayudará a evitar el estrés del trabajo cada vez más urgente.

No es urgente y no importante

Estas actividades son sólo una distracción, y deben evitarse si es posible. Algunas simplemente pueden ser ignoradas. Otros son actividades que otras personas pueden querer que hagas, pero no contribuyen a tus propios resultados deseados. Una vez más, di "no" cortésmente y firmemente si es posible.

Si la gente ve que tienes claro tus objetivos y límites, a menudo no pedirá que hagas actividades "no importantes" en el futuro.