Los 5 porqués: encontrando rápido la raíz del problema

Los 5 porqués es una sencilla técnica de resolución de problemas que permite a sus usuarios llegar a la raíz del problema rápidamente.

Esta técnica se hizo muy popular en los años 70 bajo el sistema de producción de Toyota y busca enfrentar el problema a una sucesión de "5 porqués", con el objetivo de llegar a la conclusión de cuál fue la causa que subyace detrás del problema.

Habitualmente, la respuesta al primer "¿por qué?", lleva a la generación de un segundo "¿por qué?" y así sucesivamente hasta llegar a 5 porqués en total.

Los beneficios son evidentes, ya que permite determinar rápidamente y a grandes rasgos la causa del problema. Es fácil de aplicar y de aprender por todo el equipo de trabajo.

Esta técnica no es recomendable aplicarla en circunstancias donde el problema sea muy complejo, ya que existe un alto riesgo de llegar a un falso resultado o causa.

¿Cómo debo de usar esta herramienta?

Cuando se encuentre frente a un problema que desee resolver, comience trabajando con la herramienta desde el resultado final sucesivamente hacia atrás (hacia la causa del problema).

Comience preguntando "¿por qué?" y repita secuencialmente la pregunta 5 veces a las sucesivas respuestas o hasta que la causa del problema se torne evidente.

Ejemplo

1.¿Por qué nuestro cliente está enojado?

Respuesta: Porque no se entregó el trabajo en tiempo y forma.

2. ¿Por qué no se entregó el trabajo en los plazos establecidos?

Respuesta: Porque el trabajo tomó más tiempo de lo que pensábamos.

3. ¿Por qué tomó más tiempo?

Respuesta: Porque subestimamos la complejidad del trabajo.

4. ¿Por qué se subestimó la complejidad del trabajo?

Respuesta: Porque hicimos una estimación rápida del tiempo para completarlo y no listamos las fases necesarias para completar el proyecto.

5. ¿Por qué se hizo eso?

Respuesta: Porque estuvimos corriendo detrás de varios proyectos a la vez. Claramente necesitamos rever nuestra gestión del tiempo y conocer nuestro alcance ejecutivo para evitar la acumulación de proyectos.

La verdadera causa de tener clientes enojados en nuestro ejemplo es no tener un protocolo de selección de proyectos de acuerdo a nuestra capacidad de ejecución y gestión del tiempo. Ya sabemos por donde empezar.

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