Controla tu tiempo gracias al Diario de Actividades

¿Cuánto tiempo inviertes cada día haciendo cosas poco importantes, cosas que no contribuyen a tu éxito personal? ¿Sabes cuánto tiempo inviertes leyendo mails, hablando con amigos, haciendo un café o almorzando? Y cuantas veces has pensado “podría hacer más cosas si tuviera otra media hora más al día”.

¿Eres consciente del momento en el día en que chequeas los mails, escribes tus objetivos o planeas tus metas a largo plazo?

La mayoría de las personas saben que su nivel de efectividad varía a lo largo del día. Tu eficacia puede variar dependiendo de cuánto tiempo has pasado desde que has comido, el tiempo transcurrido desde la última vez que tomaste un descanso, las distracciones de tu rutina, el estrés, comodidad, o una variedad de otros factores.

El Diario de Actividades te ayudará a analizar la forma en que realmente pasas tu tiempo. ¡La primera vez que utilices tu Diario de Actividades te vas a sorprender con los resultados! La memoria es una guía muy pobre cuando se trata de esto, ya que puede ser muy fácil olvidar el tiempo dedicado a tareas no esenciales como navegar por sitios de noticias, chat, leer el correo electrónico de baja prioridad, y cosas por el estilo.

Cómo utilizar la herramienta

Mantener un registro de actividades durante varios días te ayudará a comprender la forma en que inviertes tu tiempo, y así reconocer cuando te desempeñas mejor.

Sin modificar tu comportamiento más allá de lo necesario, anota las cosas que haces a lo largo del día en la planilla que puedes descargar aquí.

Cada vez que tengas que hacer una actividad, ya sea abrir el correo, trabajar, hacer el café, ir a charlar con los compañeros de trabajo o lo que sea, anota en la planilla la hora, la actividad, cómo te sientes en ese momento y el nivel de importancia de esa tarea para ese momento (del 0 al 5)

Aprende de tu registro

Una vez que hayas registrado tus actividades y horarios durante unos pocos días, analiza tu diario. ¡Te vas a sorprender con la cantidad de tiempo que inviertes en tareas de baja importancia!

También podrás ver que estás lleno de energía en ciertos momentos del día, y mientras que en otros no vales nada. Mucho de esto puede depender de los descansos que tomas, el horario y la cantidad que comes, así como de la calidad de tu nutrición. El Diario de Actividades te da cierta base para poder experimentar con dichas variables.

Tu análisis te ayudará a liberar tiempo extra en tu día mediante la aplicación de alguna de las siguientes acciones en la mayoría de las actividades:

Elimina actividades por las que no se te reconoce o no se te paga. Esto puede incluir tareas que otra persona en la organización podría estar haciendo, posiblemente por una menor remuneración, o actividades personales, como el envío de e-mails no laborales.

Programa tus tareas más difíciles para los momentos del día en que tu energía es más alta. De esa manera tu trabajo será mejor y te debería de tomar menos tiempo.

Trata de minimizar el número de veces al día que inviertes en pasar de una tarea a otra. Por ejemplo, leer y responder a mensajes de correo en bloques estructurados sólo pocas veces al día.

Reducir la cantidad de tiempo dedicado a actividades personales grupales, tales como hacer café (pueden turnarse en tu equipo para hacer esto, ahorrando tiempo y fortaleciendo el espíritu de equipo).

Puntos clave:

El Diario de Actividades es una herramienta útil para la auditoria de la forma en que utilizas tu tiempo. También puede ayudar a realizar un seguimiento de los cambios en tu energía, estado de alerta y eficacia durante todo el día.

Mediante el análisis de la Diario de Actividades serás capaz de identificar y eliminar la pérdida de tiempo o de bajo rendimiento laboral. También sabrás las horas del día en que eres más eficaz, llevando a cabo tus tareas más importantes en esos momentos.